Vetu z nadpisu počuť v kanceláriách často a väčšinu času naozaj sedí. Cloudová služba rieši veci, ktoré si firma kedysi riešila sama: server v kancelárii nezhorí, disk sa nepokazí, pošta je dostupná z mobilu aj z domu. Lenže toto všetko je dostupnosť. Záloha je niečo iné a rozdiel medzi nimi sa dá vyjadriť v dňoch.
Dostupnosť, kôš a záloha nie sú to isté
Dostupnosť znamená, že služba beží a vy sa k svojim dátam dostanete. Za to platíte v predplatnom. Poskytovateľ sa stará o to, aby nespadli jeho servery, nie o to, čo ste vymazali vy.
Kôš je odkladacie miesto s lehotou. Súbor presunutý do koša v Google Drive tam podľa dokumentácie Googlu zostáva 30 dní a potom je zmazaný natrvalo. Keď kôš vysypete ručne, je to okamžite.
Záloha je samostatná kópia dát, ktorá prežije aj to, že v pôvodnej službe už nie je po nich stopy.
Najtvrdší príklad je vymazaný používateľ. Google v príručke pre správcov uvádza, že konto vrátane administrátorského viete obnoviť do 20 dní od vymazania. A pokračuje vetou, ktorú stojí za to prečítať dvakrát: po 20 dňoch sú dáta preč a obnoviť sa nedajú. Obnova navyše nie je samozrejmosť ani v rámci tej lehoty. Potrebujete voľnú licenciu pre službu, ktorú mal používateľ pridelenú, a doména musí byť stále vaša.
Microsoft hovorí to isté inými slovami. Zálohovanie predáva ako samostatnú službu Microsoft 365 Backup, ktorá sa zapína zvlášť a účtuje sa podľa objemu chránených dát. Okno, dokedy sa dá vrátiť späť, si nastavujete sami v rozsahu od troch mesiacov po dva roky. Keby bola záloha súčasťou predplatného, nemal by čo predávať.
Predplatné platíte za to, že služba beží. Nie za to, že si pamätá, čo ste zmazali.
Lehoty aj podmienky uvádzajú Google a Microsoft vo vlastnej dokumentácii a môžu ich kedykoľvek zmeniť. Skôr než na ne firmu postavíte, overte si ich priamo u nich.
Čo to znamená pre firmu
Firma má dnes v Google Workspace alebo Microsofte 365 celú prevádzku: poštu s objednávkami, faktúry, zmluvy, cenníky a tabuľky, ktoré nikto iný nemá. A spravidla jedného človeka, ktorý je správcom, občas aj bez toho, aby o tom vedel.
Riziko nie je v tom, že Googlu zhorí dátové centrum. Riziko je bežnejšie a nudnejšie:
- Odíde zamestnanec, konto sa zruší, aby sa zaň neplatila licencia, a s ním odíde aj jeho pošta.
- Niekto vysype kôš, lebo mu došlo miesto.
- Kolegyňa premaže tabuľku a chybu si všimnete o dva mesiace.
- Konto sa dostane do cudzích rúk a útočník po sebe upratuje.
Vo všetkých štyroch prípadoch proti vám beží lehota, o ktorej neviete. Dvadsať dní je pri bežnom kolobehu veľmi krátko: taký je čas jednej dovolenky. Účtovné doklady si pritom štát pýta roky dozadu.
Druhá vec je zodpovednosť. Keď sa dáta stratia takto, poskytovateľ postupoval presne podľa podmienok, ktoré má napísané a ktoré ste odklikli. Nebude to jeho problém a nebude to ani nikoho chyba, ktorú by šlo reklamovať.
Čo s tým môžete spraviť
- Zistite, kto je v skutočnosti správca vášho Google Workspace alebo Microsoftu 365 a či sa k tomu kontu viete dostať aj vy. Býva to bývalý kolega alebo externista, ktorý firmu robil pred piatimi rokmi.
- Dohodnite si postup pri odchode zamestnanca. Konto sa najprv presmeruje a obsah prevezme niekto iný, ruší sa až potom. Nie naopak.
- Vypíšte si tri veci, ktorých strata by vás zabolela najviac. Zvyčajne to je pošta, účtovné doklady a databáza zákazníkov. Pri každej si zistite, kde presne je a či existuje jej kópia mimo tejto služby.
- Skúste jednu obnovu nanečisto. Vymažte testovací súbor a skúste ho vrátiť. Za dvadsať minút zistíte to, čo sa inak zisťuje v deň, keď je neskoro.
- Ak zálohu chcete, doriešte ju vedome. Buď platenou službou u poskytovateľa, alebo nástrojom tretej strany, ktorý ukladá kópiu inam. Nie tým, že to už nejako bude.
Kópia, ktorá leží v tom istom účte ako originál, nie je záloha, je to len druhá kópia toho istého rizika. Cloud vám dáva dostupnosť a pokoj od hardvéru. Zálohu si musíte zapnúť alebo zabezpečiť sami a je lacnejšie zistiť to dnes než na dvadsiaty prvý deň.
