Prepisovanie údajov z jedného miesta na druhé nikto neplánuje. Vzniká samo, postupne, ako firma pridáva nástroje: e-mail, tabuľka, fakturačný program, podací hárok dopravcu. Každý z nich rieši svoj kus dobre. Medzi nimi je človek, ktorý prenáša to isté meno, tú istú adresu a to isté číslo objednávky ďalej.
Problém je, že sa to zle vidí. Jedno prepísanie trvá minútu a pôsobí ako bežná práca. Preto sa digitalizácia odkladá: nikto nevie povedať, koľko to stojí, a bez čísla sa ťažko rozhoduje. Nasledujúci postup to číslo dá. Netreba naň nič kupovať a zaberie jedno popoludnie.
Ako si to zmeriate
Vyberte si jednu bežnú zákazku z minulého týždňa. Nie tú najkomplikovanejšiu ani tú najhladšiu, ale takú, akých máte najviac. Musí byť už vybavená, aby ste videli celú cestu.
Potom si napíšte každé miesto, kde ste sa jej dotkli. Od chvíle, keď prišiel dopyt, po chvíľu, keď zásielka odišla a doklad bol vystavený. Poštová schránka, tabuľka, fakturačný program, sklad, web dopravcu, poznámka v telefóne. Aj lístok na stole sa počíta.
Pri každom mieste si odpovedzte na jednu otázku: prepisoval som tam údaj, alebo som ho iba čítal? Čítanie je v poriadku. Prepísanie je to, čo hľadáte, teda moment, keď ste tú istú informáciu naklepali druhýkrát na inom mieste.
Označené miesta spočítajte. To číslo je výsledok merania.
Ako to vyzerá v praxi
Bežná cesta jednej objednávky vyzerá napríklad takto. Zákazník napíše e-mail. Meno a adresu prepíšete do tabuľky, kde si vediete zákazky. Z tabuľky ich prepíšete do fakturačného programu. Z faktúry idú do podacieho hárku dopravcu. Číslo zásielky, ktoré dopravca vráti, prepíšete späť do tabuľky a potom ho vložíte do e-mailu zákazníkovi.
To je päť prepisov tej istej adresy a toho istého mena. Ani jeden netrvá dlho a ani jeden nevyzerá ako problém. Vaša cesta bude iná, podstatné je, že ju uvidíte celú naraz a nie po jednom kroku.
Čo sa počíta ako prepísanie
Prepísanie nie je len klasické naklepanie adresy. Patrí sem aj kopírovanie cez schránku, lebo aj tam vyberáte, čo skopírujete a kam to vložíte. A patrí sem aj prepisovanie z papiera do systému, ktoré si firmy často neuvedomujú, lebo to berú ako zapísanie, nie ako duplicitu.
Naopak, keď si údaj len pozriete, aby ste sa rozhodli, prepísanie to nie je.
Čo to znamená pre firmu
Každé prepísanie je dve veci naraz. Je to čas, ktorý niekto strávil prácou, ktorú už raz urobil. A je to miesto, kde môže vzniknúť preklep, či už v čísle účtu, v adrese alebo v množstve.
Druhá vec býva drahšia ako prvá. Prepísaná minúta je stratená a tým to skončí. Zlá adresa sa vracia ako reklamácia, telefonát a druhá doprava.
Zaujímavé nie je, koľko prepisov máte. Zaujímavé je, ktorý z nich sa opakuje pri každej jednej zákazke.
Preto k spočítaným miestam doplňte ešte jednu vec. Pri každom si napíšte, či nastáva vždy, alebo len niekedy. Prepis, ktorý sa deje pri každej zákazke, je násobok: to, čo pri jednej vyzerá ako minúta, je pri sto zákazkách iný rozhovor. Prepis, ktorý nastane raz za mesiac pri neštandardnej objednávke, počká.
Toto rozlíšenie je celý zmysel merania. Bez neho firma spravidla začne tým prepisom, ktorý ju najviac hnevá, a to býva ten výnimočný a zložitý. Ten, ktorý ju stojí najviac času, je zvyčajne nudný a nikto ho nespomenie.
Čo s tým môžete spraviť
- Zmerajte ešte druhú zákazku, iného typu. Ak sa rovnaké miesto objaví v oboch, nie je to náhoda ani zlý deň, ale spôsob, akým to u vás beží.
- Zoraďte označené miesta podľa toho, ako často nastávajú, nie podľa toho, ako veľmi vás hnevajú. Sú to dva rôzne zoznamy a ten prvý je ten správny.
- Pri najčastejšom si overte, či tie dva nástroje o sebe vôbec vedia. Časť programov vie údaje odovzdať priamo alebo aspoň cez export, len to nikto nezapol.
- Nesnažte sa odstrániť všetky naraz. Jedno napojenie, ktoré funguje, je viac ako plán na päť, ktorý sa nespustí.
- Výsledok si nechajte napísaný. O pol roka, keď budete zvažovať zmenu systému, je rozdiel medzi vetou "prišlo mi to zdĺhavé" a zoznamom miest s poznámkou, ktoré z nich nastávajú pri každej zákazke.
Meranie samo nič nevyrieši. Dá vám ale vetu, ktorá sa dá povedať nahlas a overiť: pri bežnej zákazke prepisujeme tie isté údaje toľkokrát a toto je miesto, kde to začneme meniť.
