Autoservis sa neriadi univerzálnou tabuľkou. Riadi sa sezónou, kalendárom a históriou každého vozidla. CarBox je systém, ktorý sme pre tento typ prevádzky postavili: spája web s online rezerváciou, zákaznícky portál v telefóne a administráciu dielne. Beží v reálnej prevádzke na carbox.top, takže sa naň dá pozrieť, nie iba čítať o ňom.
Prečo hotové nástroje nestačili
Dielňa nezačala tým, že by chcela systém na mieru. Najprv hľadala hotové riešenie a vyskúšala viacero ciest.
Rezervačné nástroje vedeli objednávanie, ale nie históriu vozidla. Softvér pre servisy vedel zákazky, ale nemal web, cez ktorý sa zákazník objedná sám. Každý nástroj pokryl kus problému a zvyšok nechal na papieri. Medzi nimi sa prepisovalo ručne.
Miesto, kde sa medzi dvoma nástrojmi prepisuje ručne, je zároveň miesto, kde vznikajú chyby.
Toto sa v referenciách zvyčajne vynecháva, hoci je to najužitočnejšia časť príbehu. Ak sa vám nástroje neprekrývajú, platíte tri predplatné a štvrtú prácu si robíte sami. Preto vznikol jeden celok.
Ako to vyzerá v bežný deň
Zákazník si na webe vyberie službu, deň a voľný čas. Obsadené termíny sa mu vôbec neponúknu, takže dvojité objednanie nevznikne. Rezervácia je prijatá automaticky, jemu príde potvrdenie e-mailom s pozvánkou do kalendára a dielni naskočí upozornenie cez Telegram, e-mail aj push.
Ráno vidí obsluha celý deň na kalendári, mechanik ten istý deň na tabuli v dielni. Ku každému vozidlu sa otvorí karta s celou históriou servisu a servisná knižka sa dá stiahnuť v PDF. Zákazník má v portáli tlačidlo rezervovať znova, portál si pridá na plochu telefónu ako aplikáciu a prihlási sa bez hesla, kódom z e-mailu.
Pneuservis k tomu používa pneuhotel: evidenciu uskladnených sád vrátane pozície v sklade, dodací list v PDF a audit pohybov. Na sezónnu špičku slúži kalendár prezúvania.
Vracia zákazníkov bez obvolávania
Systém sám posiela pripomienky na STK, výmenu oleja a sezónne prezutie. Po návšteve požiada o Google recenziu a zákazníkom, ktorí dlho neboli, sa vie pripomenúť.
Toto je práca, ktorá sa v dielni robí najhoršie, lebo na ňu nikdy nie je čas. Tu beží na pozadí, nie cez čas obsluhy.
Čo to znamená pre firmu
Nemusíte prevádzkovať autoservis, aby vás toto zaujímalo. Princíp platí všade, kde sa objednáva termín a vedie história zákazníka.
Objednávka mimo pracovného času sa dá prijať. Zákazník, ktorý si spomenie na STK o desiatej večer, buď klikne, alebo si to nechá na ráno a do rána zabudne. Toto je celý rozdiel medzi formulárom, ktorý pošle dopyt, a rezerváciou, ktorá už obsadí termín v kalendári.
Jedno miesto namiesto štyroch. Zákazka, vozidlo, história aj uložená sada pneumatík sú v jednom systéme. Nikto neprepisuje z kalendára do tabuľky a z tabuľky do e-mailu.
Nie každý má vidieť všetko. CarBox má tri role. Rezervácie, úlohy s chatom a nástenku v dielni otvorí ktokoľvek z tímu. Kalendár s blokovaním termínov, klientov s vozidlami a servisnými knihami, cenové ponuky a pneuhotel vidí majiteľ aj zamestnanec. Faktúry, ceny, obsah webu, nastavenia a účty ostávajú majiteľovi. Zdieľané heslo znamená, že každý vidí všetko a nikto nevie, kto čo zmenil.
Čo tento článok nesľubuje: koľko hodín to ušetrí a o koľko stúpnu tržby. Také čísla z tejto prevádzky nemáme, tak ich ani nepíšeme.
Čo s tým môžete spraviť
- Spočítajte si za jeden týždeň, koľko objednávok prišlo telefonicky mimo otváracích hodín alebo cez odkazovač. To je vaše číslo, nie priemer z prieskumu.
- Nájdite miesta, kde prepisujete tie isté údaje druhýkrát. Každý taký prepis je buď kandidát na napojenie, alebo na zlúčenie dvoch nástrojov do jedného.
- Pozrite sa, kto vo firme má prístup k čomu. Ak máte jedno zdieľané prihlásenie, začnite rolami, nie novým systémom.
- Vypíšte si opakované pripomienky, ktoré dnes posielate ručne. Sú to zvyčajne tie, ktoré sa v zhone prestanú posielať ako prvé.
- Skúste sa objednať cez vlastný web v nedeľu večer a pozrite, kde vás to zastaví.
Kedy hotové riešenie stačí
Nie každá dielňa potrebuje systém na mieru. Ak vám stačí kalendár a zoznam zákazníkov, hotový nástroj je lacnejší a rýchlejší. Vlastný systém dáva zmysel až tam, kde sa procesy prekrývajú a hotové nástroje sa začnú spájať ručne. Aj klientom to hovoríme takto: kde lepšie poslúži overené hotové riešenie, odporučíme ho.
CarBox si pozriete naživo na carbox.top, ostatné detaily sú v prípadovej štúdii.
Systém nie je o tom, že firma robí viac vecí, ale o tom, že tie isté veci prestane robiť dvakrát.
